La planificación de un equipo empieza por la capacidad de organización que tengan sus miembros, tanto a la hora de coordinarse entre ellos como individualmente.

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Durante una sesión de planificación uno de mis compañeros me mencionó las 5 preguntas que se hace antes de afrontar un trabajo individual o una tarea:

  1.  ¿Qué? Tanto si hablamos de un equipo como de un autónomo realizando su trabajo: es crucial reconocer claramente el objetivo de la tarea o trabajo. Si bien siempre conocemos el objetivo, no siempre es claro. Ante la mínima duda conviene preguntar al cliente o a nuestro responsable algo más concreto como puede ser las condiciones de satisfacción.
  2. ¿Cómo? El trabajo o tarea prácticamente siempre requiere de un plan si es puntual o de un protocolo si se realiza de forma periódica. El plan nos obliga a pensar cómo alcanzaremos el objetivo y el tener un protocolo no implica que ese protocolo no se pueda revisar y mejorar, permitiéndonos ser más productivos la próxima vez.
  3. ¿Cuánto? Es importantísimo. Siguiendo la Ley de Parkinson, si no delimitamos el tiempo de un trabajo este acabará ocupando todo el tiempo disponible e incluso más (quitándonos tiempo de cosas tan importantes como la familia o el ocio personal). Si tenemos que realizar distintas tareas o tenemos distintos objetivos y es complicado delimitar algunos, tendremos que esforzarnos en acotar bien lo que sí se pueda.
  4. ¿Cuándo? Ya no solo saber cuándo empezaremos (la tarea, trabajo, proyecto… ) para marcarlo en el calendario, también tendremos que contar con cualquier contratiempo debido a la fecha (si estamos en verano por los posibles cierres vacacionales de los clientes o proveedores, si hay un festivo próximo…).
  5. ¿Dónde? Disponer de un espacio adecuado y ordenado (o, al menos, dentro de lo que consideremos orden). Podemos ahorrar mucho tiempo al cabo del año si conocemos nuestro espacio, dónde tenemos nuestras herramientas o papeles, no tenemos interrupciones y es un sitio relajado y agradable. No en vano recomendamos a los trabajadores autónomos los centros de coworking. También tendremos en cuenta dependiendo de “cuándo” el “dónde” estaremos porque puede que no siempre trabajemos en el mismo lugar, pudiendo retrasar tareas al momento donde nos encontremos en un lugar más cómodo.

Acostumbrándonos a contestar estas 5 preguntas seguro que mejoraremos en nuestra organización individual y seremos más productivos.

Keep up the good work!