En la recientemente terminada Coworking Spain Conference tuve la oportunidad de disfrutar coordinando el grupo de discusión denominado PROBLEMAS DE GESTIONAR UN ESPACIO DE COWORKING.
Gracias a la intervención de los asistentes, que abiertamente trasladaron sus opiniones y experiencias, se pudieron afrontar los retos más comunes desde diferentes puntos de vista, obteniéndose posibles soluciones, cuyo éxito radica en la circunstancias específicas de cada espacio, pero que de forma general pueden resultar de gran ayuda para aquellos que están dando sus primeros pasos o para disponer de enfoques diferentes.
Estos fueron algunos de los temas tratados en este grupo, completados con las preguntas e ideas por escrito de algunos de los participantes:
1. Explicar el concepto coworking. Una de las tareas más duras en aquellas regiones en la que el sector es incipiente.
Al margen de la presencia en redes sociales que parece el medio más empleado para dar los primeros pasos en comunicación, surgieron otras opciones:
a) Ofertas para facilitar la experiencia de trabajar en un espacio de coworking (semana gratis o por precio simbólico, invitaciones…)
b) Concursos para que sean los propios coworkers los que explican lo que es el coworking y regalos para fomentar la participación de la comunidad.
c) Participación activa del gestor en grupos y eventos con repercusión social.
d) Incidir de forma clara en las ventajas (fortalezas) del coworking
2. Problemas con la comunidad. Personas que no se integran o que pueden perjudicar el clima del espacio
Todo en el coworking gira en torno a la fortaleza de la comunidad que un espacio sea capaz de generar y por ello se debe convertir en un objeto de especial protección por parte del gestor.
a) Detectar en el momento del contacto inicial con un potencial coworker si los valores del espacio son compatibles. En caso de que no sea así, puede perjudicar a medio plazo la comunidad.
b) Involucrar. Un buen gestor debe hacer el esfuerzo necesario para transmitir adecuadamente la importancia de integrarse en la comunidad, con el objetivo de generar un clima de confianza favorable a la colaboración profesional y personal. Tampoco te obsesiones, hay personas que necesita algo más de espacio.
c) Hacer del espacio el “hogar” de los coworkers. En la medida de lo posible, permite que los coworkers participen de la evolución del espacio, tanto en su contenido teórico como en el físico.
d) Protocolo de bienvenida. En buena idea dejar bien claros los valores y el funcionamiento del espacio y la comunidad en un protocolo de bienvenida, de forma que conocer las reglas del juego facilite la integración a los nuevos coworkers.
3. Bajo poder de convocatoria en eventos.
Una comunidad poco desarrollada o una estrategia de comunicación errónea puede derivar en que el esfuerzo aplicado en organizar eventos no se vea traducido en un número importante de asistentes.
a) Más “energía” por parte del gestor. Revisar lo que se está haciendo y encontrar nuevas alianzas que permitan ampliar el poder de comunicación del espacio.
b) Fomentar el boca a boca. Invitar a la acción a nuestra red de contactos suele tener buenos resultados.
c) Uso adecuado de las redes sociales. Su uso no garantiza que se esté comunicando adecuadamente. Hay que utilizar en cada caso el canal más adecuado. Conviene recordar que para recibir atención, nos la tenemos que ganar ofreciendo algo a cambio (contenido, premios, reconocimiento…)
d) Revisar la temática. Asegúrate de que aquello que propones es del interés de tu comunidad y de la red de contactos a la que tienes acceso. Que sean ellos los que marcan el camino.
e) Nuevos colectivos. Para enriquecer esos encuentros o ampliar tu radio de acción también puedes acudir a colectivos concretos a los que pienses que pueda interesar especialmente.
f) Busca patrocinadores/colaboradores que puedan dar un aliciente extra a los asistentes.
4. Competencia de espacios públicos.
La existencia actual de tantos inmuebles de titularidad pública y la potencia del concepto coworking, asociado a la moda de los “emprendedores” y “startups” hacen que sea más que habitual la aparición de espacios públicos de coworking, que sin un gestor adecuado corren el riesgo de permanecer vacíos y además perjudicar el significado del co-trabajo.
a) Comunidad, comunidad, comunidad. Si tus coworkers hacen de tu espacio su “casa” será más complicado que renuncien a ella por un espacio que habitualmente será mucho más frío e impersonal.
b) Intenta anticiparte. Por fortuna existen administraciones abiertas a buscar puntos de encuentro con la iniciativa privada y ya se dan casos exitosos de colaboración. Por desgracia también existen casos donde se ha utilizado a los espacios privados para hacer el trabajo previo.
5. Seguridad en los espacios.
A menudo el dinamismo de un coworking puede generar problemas relacionados con la seguridad. Garantizar la tranquilidad de los coworkers en relación a sus pertenencias en nuestros espacios es importante.
a) Control. Las tarjetas de acceso para conocer quién entra y a qué hora lo hace ayudan a mantener el control, en especial cuando se ofrece el servicio 24/7.
b) Filtrar. Si un posible coworker nos genera desconfianza está en nuestras manos hacer de filtro a tiempo.
c) Seguros. Un seguro complementario para bienes de terceros en tu espacio, por una cantidad limitada, puede resultar interesante, aunque probablemente antes te veas obligado a pasarte un buen rato explicando “qué es coworking” a tu aseguradora habitual.
d) Informar de las condiciones. Lo más importante es que el coworker conozca desde el principio cuáles son las condiciones reales que ofrece el espacio, incluso si no ofrece ninguna, para que esto no pueda derivar en un problema con tu comunidad.
6. Otras cuestiones.
a) Pagos. Asuntos tan sensibles como el tratar con los retrasos en los pagos de los coworkers o el tratamiento de los que dejan de serlo recomiendan unas normas bien definidas, aunque en este y otros muchos asuntos es fundamental el instinto del gestor , con el objetivo de anticiparse a los problemas o ser capaz de ofrecer soluciones imaginativas.
b) Gestión de salas. Existe software específico de gestión de espacios de coworking, como Nexudus. También puedes resolver la situación de forma gratuita con un calendario compartido de Google Calendar.
c) Especialización. Antes de decidir si especializar tu espacio con un perfil profesional concreto intenta asegurarte de que la comunidad a la que te dirijes tiene el tamaño adecuado. Ten en cuenta además que la especialización supone renunciar a parte de tus potenciales coworkers, y que un grupo heterogéneo suele ser muy enriquecedor.
e) ¿Es posible gestionar un espacio 1 persona? Posible es, y hay muchos espacios dirigidos por sólo 1 persona, pero habitualmente se rodean de un equipo que colabora en las tareas cotidianas, bien contratando sus servicios o con algún tipo de trueque. En esta #CsSC hemos conocido muchos casos de este tipo. Dinamizar un coworking requiere muchísima implicación personal, no lo olvides.
f) Tipo de contrato. Una buena parte de los espacios utiliza el contrato de prestación de servicios, pero en la medida en la que este concepto es relativamente nuevo es muy posible que te encuentres con diversidad de opiniones.
g) Cambio en tarifas. ¿Generan mal rollo?. El mismo que te generaba tu compañía de telefonía cuando daba un móvil gratis a los nuevos contratos y a ti no te daba ni la hora… Procura ser consecuente y no abusar de las ofertas. Si ofreces tu espacio gratis a menudo, el valor percibido será precisamente ese, cero.
i) Tipo de licencia. Parece que la licencia de oficinas es una de las que más se utiliza, pero en cuestiones legales es muy recomendable que pidas consejo a un experto local que sea conocedor de la normativa en tu ciudad y tu región.
Diego Tomás
CEO y cofundador de PBC Coworking
@diegotomases
